HỘ KINH DOANH, CÁ NHÂN KINH DOANH NHẤT ĐỊNH PHẢI ĐỌC: HƯỚNG DẪN CHI TIẾT HỒ SƠ & CÁCH KÊ KHAI THEO THÔNG TƯ 18/2026/TT-BTC

Bạn có biết? Ngày 05/03/2026, Bộ Tài chính đã chính thức ban hành Thông tư 18/2026/TT-BTC quy định chi tiết về hồ sơ, thủ tục quản lý thuế dành cho hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh (thay thế Thông tư 40/2021). Nếu Nghị định 68 cho bạn biết “phải nộp bao nhiêu tiền”, thì Thông tư 18 chính là cuốn cẩm nang chỉ bạn “phải điền vào tờ giấy nào”.

Đây là văn bản “gối đầu giường” mà bất kỳ ai đang kinh doanh cũng phải nắm rõ! Nếu áp dụng sai, bạn có thể đối mặt với việc: bị trả hồ sơ, tính nhầm số thuế phải nộp, hoặc bị phạt vi phạm hành chính vì quá hạn.

Đừng lo! Dưới góc độ chuyên gia thuế, tôi sẽ “giải mã” Thông tư 18 một cách dễ hiểu nhất, kèm ví dụ thực tế cho từng trường hợp. Đọc xong bài này, bạn hoàn toàn có thể tự tay làm hồ sơ thuế cho cơ sở của mình!

PHẦN 1: AI LÀ NGƯỜI PHẢI ÁP DỤNG?

Theo Điều 2 Thông tư 18, đối tượng áp dụng rất rộng, bao gồm:

1. Người nộp thuế: Tất cả hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (từ bán hàng online, mở shop quần áo, quán ăn, cho đến cơ sở sản xuất…).
2. Cơ quan thuế các cấp và công chức thuế.
3. Các tổ chức, cá nhân khác có liên quan (Sàn thương mại điện tử, công ty hợp tác kinh doanh khai thay…).

Nếu bạn đang tự làm chủ cơ sở kinh doanh của mình, 99% bạn thuộc nhóm đối tượng số 1!

PHẦN 2: “BẮT BỆNH” 05 NHÓM HỒ SƠ QUAN TRỌNG NHẤT BẠN CẦN BIẾT

Để anh chị em dễ hình dung, tôi đã tổng hợp lại hệ thống biểu mẫu mới được cập nhật (đồng bộ với Nghị định 373/2025/NĐ-CP về biểu mẫu khai thuế) thành 5 nhóm cơ bản sau:

NHÓM 1: THÔNG BÁO ĐỊA ĐIỂM KINH DOANH (Điều 3)

Bạn mở thêm chi nhánh, kho hàng, hoặc cửa hàng mới? Bạn bắt buộc phải thông báo!

• Biểu mẫu sử dụng: Mẫu 01/TB-ĐĐKD (Dùng để thông báo lập địa điểm mới, thay đổi thông tin, tạm ngừng hoặc chấm dứt hoạt động địa điểm).
• Thời hạn: Trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có thay đổi.
• Nơi nộp: Cơ quan thuế quản lý trực tiếp trụ sở chính của bạn.

Ví dụ thực tế: Anh Tuấn có cửa hàng tại Quận 1 (trụ sở chính). Tháng 4/2026, anh mở thêm điểm bán thứ 2 tại Quận 3. Trong vòng 10 ngày kể từ ngày khai trương điểm mới, anh Tuấn phải gửi Mẫu 01/TB-ĐĐKD đến Chi cục Thuế Quận 1 để thông báo.

Có thể bạn quan tâm:

HỎI – ĐÁP TẠI HỘI THẢO: “Giải pháp giúp hộ kinh doanh kê khai thuế đúng, an tâm tuân thủ, phát triển bền vững” ngày 12/3/2026.

NHÓM 2: THÔNG BÁO DOANH THU VÀ KÊ KHAI THUẾ (Điều 4)

Đây là nhóm hồ sơ cốt lõi nhất. Tùy vào quy mô doanh thu, bạn sẽ dùng biểu mẫu khác nhau:

Trường hợp A: Doanh thu từ 500 triệu/năm trở xuống (Nhóm được miễn thuế)

Bạn không phải nộp thuế GTGT và TNCN, nhưng vẫn phải thông báo doanh thu cho nhà nước biết. Xem chi tiết quyền lợi của nhóm này tại bài viết: Cẩm Nang Cho Hộ Kinh Doanh Doanh Thu Dưới 500 Triệu/Năm.

• Biểu mẫu sử dụng: Mẫu 01/TKN-CNKD (Tờ khai thông báo doanh thu).
• Thời hạn nộp: Chậm nhất ngày 31/01 của năm dương lịch tiếp theo.

Trường hợp B: Doanh thu trên 500 triệu, nộp thuế theo “Tỷ lệ % trên doanh thu”

• Biểu mẫu sử dụng: Mẫu 01/CNKD (Tờ khai thuế GTGT, TNCN và các loại thuế khác).
• Thời hạn nộp:
  • Khai theo quý: Chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau.
  • Khai theo tháng: Chậm nhất ngày 20 của tháng sau.
• Lưu ý: Khi làm tờ khai này, hệ thống sẽ tự động hỗ trợ bạn tính toán số thuế phải nộp dựa trên mức giảm trừ 500 triệu đồng theo quy định của Nghị định 68.

Trường hợp C: Doanh thu trên 500 triệu, nộp thuế theo phương pháp “Thu nhập tính thuế” (Lấy Doanh thu – Chi phí)

• Biểu mẫu trong năm (Tạm nộp): Mẫu 01/CNKD.
• Biểu mẫu cuối năm (Quyết toán): Mẫu 02/CNKD-TNCN-QTT (Tờ khai quyết toán thuế TNCN).
• Lưu ý: Cuối năm, bạn tập hợp toàn bộ chi phí hợp lý (hóa đơn, chứng từ) để đưa vào mẫu Quyết toán 02/CNKD-TNCN-QTT. Nếu tạm nộp trong năm thừa, bạn sẽ được hoàn; nếu thiếu thì nộp bù.

NHÓM 3: THÔNG BÁO TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG/VÍ ĐIỆN TỬ (Điều 4)

Đây là điểm mới cực kỳ nghiêm ngặt! Cơ quan thuế yêu cầu bạn phải “trình diện” tất cả các tài khoản nhận tiền liên quan đến kinh doanh.

• Biểu mẫu sử dụng: Mẫu 01/BK-STK.
• Thời hạn nộp:
  • Hộ doanh thu < 500 triệu (đang hoạt động): Nộp chậm nhất ngày 20/04/2026.
  • Hộ doanh thu > 500 triệu (đang hoạt động): Gửi kèm cùng Tờ khai thuế đầu tiên của năm 2026.
  • Hộ mới ra kinh doanh: Gửi kèm thông báo doanh thu hoặc tờ khai thuế đầu tiên.

NHÓM 4: HỒ SƠ DÀNH CHO TỔ CHỨC KHAI THAY, NỘP THAY

Nếu bạn là Công ty hợp tác kinh doanh với cá nhân, thuê tài sản cá nhân, hoặc doanh nghiệp Xổ số/Bảo hiểm/Đa cấp trả hoa hồng:

• Hợp tác kinh doanh: Dùng Mẫu 01/TCKT + Phụ lục 01/BK-KTHTKD.
• Thuê Bất động sản của cá nhân: Dùng Mẫu 01/TCKT + Phụ lục 02/BK-KTBĐS.
• Đại lý Xổ số/Bảo hiểm/Đa cấp: Dùng Mẫu 01/XSBHĐC + Phụ lục 01/BK-XSBHĐC.

NHÓM 5: HỒ SƠ XIN HOÀN THUẾ NỘP THỪA (Điều 5)

Nếu cuối năm quyết toán phát hiện nộp thừa thuế (do tạm nộp quá nhiều hoặc bị sàn TMĐT khấu trừ lố), bạn làm thủ tục hoàn thuế như sau:

• Hộ nộp thuế theo Tỷ lệ % trên doanh thu: Dùng Mẫu 01/TKN-CNKD.
• Hộ nộp thuế theo Thu nhập tính thuế (Doanh thu – Chi phí): Dùng Mẫu 02/QTT-TNCN-CNKD.

PHẦN 3: NHỮNG SAI LẦM “CHẾT NGƯỜI” BẠN PHẢI TRÁNH

1. Giấu tài khoản ngân hàng: Cơ quan thuế đã liên thông dữ liệu với Ngân hàng Nhà nước. Nếu bạn nhận tiền kinh doanh qua tài khoản không khai báo (Mẫu 01/BK-STK) để giấu doanh thu, nguy cơ bị ấn định thuế và truy tố trách nhiệm là rất lớn.
2. Quên nộp thông báo doanh thu dù được miễn thuế: Doanh thu 499 triệu không phải nộp tiền, nhưng phải nộp tờ khai Mẫu 01/TKN-CNKD. Chậm nộp tờ khai này vẫn bị phạt tiền vi phạm hành chính từ vài triệu đến chục triệu đồng.
3. Vứt bỏ hóa đơn, chứng từ mua hàng: Đối với hộ chọn nộp thuế theo phương pháp “Thu nhập tính thuế”, nếu không có hóa đơn hợp lệ lưu tại Sổ sách kế toán theo Thông tư 152, toàn bộ chi phí sẽ bị loại, dẫn đến lợi nhuận tính thuế tăng vọt.

TỔNG KẾT TỪ CHUYÊN GIA

Thông tư 18/2026/TT-BTC ra đời nhằm số hóa và đồng bộ hóa thủ tục thuế. Để không bị lạc lối trong “ma trận” giấy tờ này, bạn chỉ cần nhớ quy tắc 3 bước:

1. Chốt chuẩn doanh thu: Dưới 500 hay trên 500 triệu?
2. Chọn đúng biểu mẫu: Khai thông báo (01/TKN) hay Khai thuế nộp tiền (01/CNKD)?
3. Tuân thủ thời hạn: Ghi nhớ mốc 20 hàng tháng (nếu khai tháng), mốc ngày cuối quý (nếu khai quý) và mốc 31/01 năm sau (cho các loại thông báo/quyết toán năm).

Tất cả các biểu mẫu này sẽ sớm được cập nhật trên nền tảng eTax Mobile và Cổng thông tin Thuế điện tử. Hãy lưu lại bài viết này để mở ra đối chiếu khi bắt tay vào kỳ kê khai đầu tiên của năm 2026 nhé!

/* CSS GIỮ NGUYÊN (Đã chuẩn) */
.law-doc-wrapper {
position: relative; background: #f9f9f9; border: 1px solid #ddd;
border-radius: 8px; margin: 30px 0; transition: all 0.3s ease;
display: flex; flex-direction: column;
height: 800px; max-height: 80vh; overflow: hidden;
box-shadow: 0 4px 6px rgba(0,0,0,0.05);
}
.law-toolbar {
background: #fff; border-bottom: 1px solid #eee;
padding: 10px 15px; display: flex; justify-content: space-between; align-items: center;
flex-shrink: 0; z-index: 10;
}
.law-title { font-weight: bold; color: #333; font-size: 14px; text-transform: uppercase; }
.law-actions { display: flex; gap: 8px; }
.law-btn {
background: #fff; border: 1px solid #ccc; color: #0073aa;
padding: 6px 12px; font-size: 13px; cursor: pointer; border-radius: 4px;
text-decoration: none; display: inline-flex; align-items: center; font-weight: 600;
}
.law-btn:hover { background: #0073aa; color: #fff; border-color: #0073aa; }
.law-content-container {
flex-grow: 1; overflow-y: auto; -webkit-overflow-scrolling: touch;
background: #525659; padding: 20px; text-align: center; position: relative;
}
.law-images-list { display: flex; flex-direction: column; gap: 15px; align-items: center; }
.law-images-list img { max-width: 100%; box-shadow: 0 2px 8px rgba(0,0,0,0.2); background: #fff; width: auto; height: auto; }
.law-pdf-frame { width: 100%; height: 100%; background: #525659; }
.law-pdf-frame iframe { border: none; display: block; width: 100%; height: 100%; }
.law-close-fs {
position: absolute; top: 15px; right: 20px;
background: rgba(0,0,0,0.7); color: white; border: 1px solid rgba(255,255,255,0.3);
padding: 8px 16px; border-radius: 20px; cursor: pointer;
z-index: 1001; display: none; font-weight: bold; backdrop-filter: blur(4px);
}
.law-doc-wrapper.is-fullscreen {
position: fixed !important; top: 0; left: 0; bottom: 0; right: 0;
width: 100vw !important; height: 100vh !important; height: 100dvh !important;
z-index: 999999; margin: 0; border: none; border-radius: 0;
}
.is-fullscreen .law-toolbar { display: none; }
.is-fullscreen .law-close-fs { display: block; }
.is-fullscreen .law-content-container { padding: 0; background: #333; }
.is-fullscreen .law-images-list { padding: 20px; }
@media (max-width: 768px) {
.law-doc-wrapper {
height: 85vh; max-height: none; margin: 20px -15px;
width: calc(100% + 30px); border-radius: 0; border-left: none; border-right: none;
}
.law-content-container { padding: 0 !important; }
.law-toolbar { padding: 8px 10px; }
.law-title { font-size: 12px; max-width: 120px; overflow: hidden; text-overflow: ellipsis; white-space: nowrap; }
.law-btn { padding: 5px 8px; font-size: 11px; }
.law-pdf-frame iframe { min-height: 100%; }
}