Điểm Mặt 10 Khoản Chi Lương, Thưởng “Bị Loại” Khỏi Chi Phí Được Trừ Theo Nghị Định 320/2025/NĐ-CP

Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, cơ quan thuế đã quy định rất rõ ràng và siết chặt các điều kiện đối với chi phí nhân sự. Dưới đây là 10 khoản chi doanh nghiệp tuyệt đối lưu ý để tránh bị loại trừ chi phí, dẫn đến việc bị truy thu thuế TNDN và phạt tiền chậm nộp.

1. Chi lương, thưởng không có quy định rõ ràng

Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng chi cho người lao động sẽ không được tính vào chi phí hợp lý nếu không được ghi cụ thể điều kiện được hưởng và mức được hưởng tại một trong các hồ sơ pháp lý sau:

• Hợp đồng lao động (hoặc văn bản của DN nước ngoài cử người sang VN làm việc nội bộ Tập đoàn/Công ty mẹ – con).
• Thỏa ước lao động tập thể.
• Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn.
• Quy chế thưởng do Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, Giám đốc ban hành (dựa theo quy chế tài chính).

2. Chi lương không thực chi (Chỉ hạch toán trên sổ)

Doanh nghiệp đã hạch toán chi phí tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, nhưng thực tế lại không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp lệ theo quy định của pháp luật thì khoản này sẽ bị loại toàn bộ.

3. Lương, thù lao không đúng đối tượng (Chủ DNTN, HĐQT không điều hành)

Luật quy định rõ không được tính vào chi phí được trừ đối với:

• Tiền lương, tiền công của Chủ doanh nghiệp tư nhân.
• Tiền lương, tiền công của Chủ công ty TNHH một thành viên (do một cá nhân làm chủ).
• Thù lao trả cho các Sáng lập viên, Thành viên Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị mà những người này không trực tiếp tham gia điều hành sản xuất, kinh doanh.

4. Chi phúc lợi trực tiếp vượt quá 01 tháng lương bình quân

Phần chi cho các khoản có tính chất phúc lợi trực tiếp cho người lao động nếu vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế sẽ không được trừ. Các khoản phúc lợi này bao gồm:

• Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động.
• Chi nghỉ mát.
• Chi hỗ trợ điều trị khám bệnh, chữa bệnh.
• Chi hỗ trợ bổ sung kiến thức học tập tại cơ sở giáo dục, đào tạo nghề.
• Chi hỗ trợ gia đình người lao động bị ảnh hưởng bởi thiên tai, dịch họa, tai nạn, ốm đau.
• Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.
• Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết.
• Chi bảo hiểm tai nạn (không bao gồm bảo hiểm bắt buộc theo luật chuyên ngành), bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác (trừ bảo hiểm hưu trí/nhân thọ ở Mục 9).
• Và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.

5. Lương chưa chi sau thời hạn quyết toán thuế năm

Các khoản tiền lương, tiền công, phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng đến khi hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm mà thực tế doanh nghiệp vẫn chưa chi trả sẽ bị loại. (Tham khảo thêm: Lịch Nộp Tờ Khai Thuế Quý 1/2026 & Hạn Chót Quyết Toán).

• Ngoại lệ: Trừ trường hợp doanh nghiệp có trích lập Quỹ lương dự phòng. Mức trích lập do doanh nghiệp tự quyết định nhưng tối đa không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

6. Chi trang phục sai quy định (Vượt 5 triệu đồng/người)

• Chi bằng hiện vật: Nếu không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ sẽ bị loại toàn bộ.
• Chi bằng tiền mặt: Phần chi vượt quá 05 triệu đồng/người/năm sẽ không được trừ.
• Chi kết hợp (vừa tiền vừa hiện vật): Mức chi bằng tiền tối đa không vượt quá 05 triệu đồng/người/năm; phần bằng hiện vật phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ.

7. Phụ cấp tàu xe đi phép trái luật

Khoản chi phụ cấp phương tiện đi lại đi nghỉ phép nếu không thực hiện đúng theo quy định của Bộ luật Lao động 2019 sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.

8. Chi công tác phí không có chứng từ & Sai quy định thanh toán

Chi phụ cấp, chi phí đi lại, tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác được tính vào chi phí nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ. Đặc biệt lưu ý quy định mới về thanh toán:

Nếu doanh nghiệp cử người đi công tác (trong nước hoặc nước ngoài) phát sinh chi phí từ 05 triệu đồng trở lên, mà cá nhân tự thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt (quẹt thẻ cá nhân), thì vẫn được doanh nghiệp hạch toán chi phí hợp lý (áp dụng theo tinh thần Nghị Định 320: Chi phí trên 05 triệu phải chuyển khoản mới được trừ) NẾU đáp ứng đủ 3 điều kiện:

1. Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp mang tên doanh nghiệp do nhà cung cấp xuất.
2. Có Quyết định hoặc Văn bản cử người lao động đi công tác.
3. Quy chế tài chính/Quy chế nội bộ của doanh nghiệp có ghi rõ: Cho phép người lao động được tự thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân, sau đó mang chứng từ về để doanh nghiệp thanh toán lại.

Lưu ý thêm: Nếu doanh nghiệp áp dụng hình thức khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp theo đúng quy chế nội bộ thì khoản chi khoán này được chấp nhận là chi phí được trừ.

9. Đóng bảo hiểm hưu trí tự nguyện, nhân thọ vượt mức

Doanh nghiệp chi mua bảo hiểm hưu trí bổ sung, quỹ an sinh xã hội, bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ cho người lao động sẽ không được trừ đối với:

• Phần chi vượt mức 05 triệu đồng/tháng/người.
• Phần trích nộp vượt mức quy định của pháp luật đối với các quỹ bắt buộc (BHXH, BHYT, BHTN).

Điều kiện bắt buộc để được trừ (đối với phần $le$ 5 triệu/tháng):

• Phải được ghi rõ điều kiện và mức hưởng trong hồ sơ (Hợp đồng lao động, Thỏa ước, Quy chế tài chính/thưởng…).
• Doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc cho người lao động. Nếu doanh nghiệp nợ tiền BHXH bắt buộc thì khoản chi bảo hiểm tự nguyện này sẽ bị loại toàn bộ.

10. Trợ cấp mất việc, tai nạn lao động sai quy định

Chi trả trợ cấp mất việc làm, trợ cấp thôi việc, chi bồi thường, trợ cấp cho người bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp cho người lao động nhưng không tuân thủ đúng quy định của pháp luật hiện hành.

LỜI KHUYÊN CHO KẾ TOÁN

Để bảo vệ chi phí tiền lương, tiền công trước các kỳ thanh tra thuế, Kế toán cần rà soát lại ngay Hệ thống Quy chế tài chính, Quy chế lương thưởng và Thỏa ước lao động tập thể. Mọi khoản chi dù hợp lý đến đâu nhưng “vô danh” trên giấy tờ nội bộ đều đối mặt với rủi ro bị bóc tách rất cao theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP.