Hướng dẫn chi tiết cho hộ, cá nhân vừa ra kinh doanh

Chào em, chị là Ms. Thảo đây, chuyên gia tư vấn thuế dành riêng cho mảng Hộ kinh doanh. Chị đã đọc kỹ câu hỏi của em: “Em mới kinh doanh em chưa biết cần phải làm gì? Chị hướng dẫn em với”. Chị rất hiểu cảm giác hoang mang của những bạn trẻ hoặc những anh chị mới bước chân vào con đường kinh doanh tự do. Có quá nhiều thủ tục, quá nhiều luật lệ khiến mình lúng túng.

Nhưng em cứ yên tâm, em chỉ cần đọc thật kỹ, đọc hết bài viết này của chị và thực hiện theo đúng trình tự nhé. Chị sẽ hướng dẫn em một cách tỉ mỉ nhất, giải thích cặn kẽ từng ngóc ngách của vấn đề và lấy pháp lý làm gốc để em nắm vững bản chất, không bao giờ sợ làm sai. Bài viết này là cẩm nang đầy đủ các bước cần làm của hộ, cá nhân mới bắt đầu ra kinh doanh. Chúng ta cùng đi từng bước nhé!

BƯỚC 1: ĐĂNG KÝ GIẤY PHÉP KINH DOANH

Việc đầu tiên và quan trọng nhất khi em bắt đầu buôn bán, cung cấp dịch vụ chính là phải đăng ký giấy phép kinh doanh. Đây là tờ giấy khai sinh cho cơ sở của em, chứng minh em hoạt động hợp pháp dưới sự bảo hộ của pháp luật.

Về cách làm, hiện nay nhà nước đã tạo điều kiện rất thuận lợi. Em có thể thực hiện thủ tục đăng ký giấy phép online trên Cổng dịch vụ công quốc gia, hoặc nếu chưa quen thao tác máy tính, em cứ đến nộp trực tiếp tại bộ phận Một cửa (Trung tâm hành chính công) của Ủy ban nhân dân cấp Quận/Huyện hoặc Phường/Xã tùy theo phân cấp tại địa phương.

Khi đi, em nhớ mang theo Căn cước công dân (CCCD) bản gốc và bản sao y, kèm theo hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh (nếu em đi thuê mặt bằng). Nếu hồ sơ của em hợp lệ, điền đúng và đủ thông tin, thì chỉ sau 3 ngày làm việc là em sẽ có kết quả. Nhà nước sẽ trả cho em Giấy phép kinh doanh kèm luôn Mã số thuế kinh doanh trên cùng một tờ giấy. Em lưu ý một điểm nhỏ nhưng rất nhiều người mắc lỗi: Những trường hợp địa chỉ thường trú trên CCCD khác với địa chỉ em định mở quán kinh doanh, thì em bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký tại cơ quan chức năng nơi có địa chỉ kinh doanh nhé.

Chị phải đặc biệt nhấn mạnh chỗ này: Mức xử phạt khi kinh doanh mà không đăng ký giấy phép kinh doanh là rất nặng, từ 5 triệu đến 10 triệu đồng. Điều này được quy định rõ tại Điều 62 của ‘Nghị định 122/2021/NĐ-CP’. Số tiền phạt này bằng cả tháng lợi nhuận của một người mới khởi nghiệp, nên mọi người tuyệt đối lưu ý phải đăng ký giấy phép nếu chưa có nhé. Đừng mang tâm lý “mở bán thử xem sao rồi mới đăng ký”, quản lý thị trường hoặc ủy ban xuống kiểm tra là bị lập biên bản phạt ngay lập tức.

BƯỚC 2: MỞ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG KINH DOANH

Sau khi đã cầm trong tay tờ Giấy phép kinh doanh, bước thứ hai em cần làm là xách xe chạy thẳng ra ngân hàng để mở một tài khoản thanh toán phục vụ riêng cho hoạt động sản xuất kinh doanh.

Nếu em muốn mở tài khoản đứng tên Hộ kinh doanh (ví dụ: TÀI KHOẢN HỘ KINH DOANH NGUYỄN VĂN A), em hãy mang theo Giấy phép kinh doanh bản gốc và CCCD ra quầy giao dịch. Nếu em chỉ muốn mở tài khoản mang tên cá nhân em (để khách hàng chuyển khoản cho tiện), em chỉ cần mang theo Căn cước công dân.

Tuy nhiên, lời khuyên xương máu của chị Thảo dành cho em: Các tài khoản này CHỈ DÙNG RIÊNG để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Tuyệt đối không lấy tài khoản này để đi siêu thị mua rau cho gia đình, đóng học phí cho con, hay nhận tiền tiêu vặt từ người thân. Vì sao? Vì sau này khi cơ quan thuế kiểm tra, họ sẽ yêu cầu sao kê. Nếu em để dòng tiền cá nhân lẫn lộn vào dòng tiền kinh doanh, cơ quan thuế có quyền ấn định toàn bộ dòng tiền vào đó là doanh thu kinh doanh và đánh thuế. Lúc đó em sẽ phải nộp thuế oan cho những khoản tiền không phải do bán hàng mà có.

BƯỚC 3: MỞ SỔ KẾ TOÁN GHI CHÉP DOANH THU VÀ CHI PHÍ

Kinh doanh thì phải có sổ sách. Em cần mở sổ ghi chép doanh thu hằng ngày. Về hình thức, pháp luật cho phép em linh hoạt: em có thể mua một cuốn sổ dày để ghi bằng tay, hoặc lập bảng Excel đánh trên máy tính, hoặc chuyên nghiệp hơn là dùng phần mềm quản lý bán hàng của các nhà mạng (như KiotViet, Sapo, MISA…). Ai dùng phần mềm thì không phải hì hục ghi tay nữa, cuối ngày chỉ cần xuất báo cáo là xong.

Cách ghi chép cũng rất thực tế: em có thể ghi chi tiết từng nghiệp vụ (ai mua món gì, số lượng bao nhiêu, bao nhiêu tiền), hoặc nếu khách quá đông và lắt nhắt, em có thể ghi tổng 1 ngày bán được bao nhiêu tiền cũng được. Điều quan trọng nhất: Ngày nào không bán được đồng nào (nghỉ ốm, đóng cửa dọn dẹp) thì bắt buộc phải ghi vào sổ là BẰNG 0. Vì quy định ghi sổ là linh hoạt về mẫu biểu theo tinh thần của ‘Thông tư 40/2021/TT-BTC’ và các quy định kế toán hiện hành, nên hộ cứ viết sao cho bản thân mình và người kiểm tra dễ hiểu. Sổ bắt buộc phải có cột doanh thu, trên bìa nhớ ghi rõ Tên sổ ghi chép doanh thu, ngày tháng năm lập sổ và chủ hộ phải ký tên vào.

Đặc biệt, nếu em xác định quy mô doanh thu của cơ sở mình trên 3 tỷ đồng một năm, em cần phải theo dõi thêm cả chi phí kinh doanh (tiền vốn lấy hàng, tiền điện nước, mặt bằng). Để chi phí này được trừ hợp lệ, mua vào cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Hơn nữa, luật mới quy định cực kỳ khắt khe: các khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên thì bắt buộc phải thanh toán bằng hình thức chuyển khoản (không dùng tiền mặt) thì mới được tính là chi phí hợp lý. Em cần lưu trữ lại toàn bộ sổ sách, hóa đơn, chứng từ ngân hàng này ít nhất 5 năm để xuất trình ngay khi cơ quan thuế có yêu cầu kiểm tra.

BƯỚC 4: CÀI ĐẶT ỨNG DỤNG ETAX MOBILE ĐỂ GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ VỚI CƠ QUAN THUẾ

Thời đại số hóa rồi, em không cần phải chạy lên chi cục thuế chầu chực nộp giấy tờ nữa. Hãy tìm ứng dụng có tên là “eTax Mobile” trên cửa hàng ứng dụng CH-Play (nếu dùng Android) hoặc App-store (nếu dùng điện thoại iPhone) rồi ấn cài đặt.

Sau khi cài đặt xong, giao diện hiện ra, em nhập tài khoản chính là Mã số thuế (bây giờ mã số thuế cá nhân đã được đồng bộ chính là số Căn cước công dân của em). Chị khuyến khích em đăng nhập trực tiếp bằng tài khoản định danh điện tử VNeID. Trường hợp này hệ thống liên thông dữ liệu quốc gia, em không cần đăng ký tài khoản thuế điện tử rườm rà nữa.

Nếu em không đăng nhập bằng tài khoản VNeID thì em ấn vào nút “Đăng ký”. Em điền đầy đủ Mã số thuế là số CCCD, số điện thoại chính chủ, địa chỉ email. Sau khi ấn gửi thành công trên app, em cần cầm CCCD liên hệ bộ phận Một cửa của cơ quan thuế gần nhất để cán bộ phê duyệt tài khoản. Mật khẩu sau đó sẽ được hệ thống tự động cấp và gửi tin nhắn về số điện thoại, mail mà em đã đăng ký.

Em sẽ dùng mật khẩu đó để đăng nhập eTax Mobile hoặc trang web Dịch vụ công ngành Thuế (thuedientu.gdt.gov.vn) để thực hiện hàng loạt các công việc mang tính nghĩa vụ pháp lý sau đây.

PHÂN TÍCH CHI TIẾT CÁC CỘT MỐC DOANH THU (Đọc Kỹ Để Tránh Mất Tiền Oan)

Theo quy định mới nhất tại ‘Nghị định 68/2026/NĐ-CP’, nhà nước chia ranh giới quản lý thuế rất rõ ràng dựa trên các cột mốc doanh thu. Chị sẽ giải thích chi tiết từng mốc một:

• MỐC DOANH THU 500 TRIỆU ĐỒNG:

  Đây là “vùng an toàn” miễn thuế. Hộ kinh doanh có doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống thuộc đối tượng KHÔNG chịu thuế giá trị gia tăng (VAT). Đồng thời, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu năm từ 500 triệu đồng trở xuống cũng KHÔNG phải nộp thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

  Tuy nhiên, KHÔNG NỘP THUẾ không có nghĩa là KHÔNG PHẢI KHAI BÁO. Pháp luật kiểm soát dòng tiền rất chặt. Cụ thể:

  Thứ nhất, đối với người mới bắt đầu ra kinh doanh trong 6 tháng đầu năm: Nếu hết 6 tháng đầu năm doanh thu của em chưa đạt 500 triệu đồng, em bắt buộc phải gửi “thông báo doanh thu 6 tháng đầu năm” trên app eTax Mobile chậm nhất vào ngày 31/7 của năm đó. Khi nộp tờ thông báo này, em phải đính kèm thông báo số tài khoản ngân hàng dùng để kinh doanh mà chị đã nhắc em mở ở Bước 2.

  Thứ hai, đối với nửa cuối năm: Nếu hết tháng 12, doanh thu lũy kế cả năm của em vẫn chưa đạt trên 500 triệu đồng, em tiếp tục gửi thông báo doanh thu 6 tháng cuối năm chậm nhất vào ngày 31/1 của năm dương lịch tiếp theo.

  Từ các năm tiếp theo, nếu cơ sở của em kinh doanh bình bình, doanh thu cả năm đó tiếp tục chưa đạt trên 500 triệu đồng (tức là em chưa phải nộp thuế GTGT và TNCN), em chỉ cần gửi thông báo doanh thu 1 năm 1 lần, hạn chót là chậm nhất vào ngày 31/1 của năm dương lịch tiếp theo đó.

  Nhưng lưu ý, nếu ngay trong năm đầu tiên ra kinh doanh, khi em cộng dồn sổ sách thấy doanh thu lũy kế năm đã VƯỢT TRÊN 500 triệu đồng, thì em phải lập tức chuyển sang chế độ thực hiện khai thuế theo quý kể từ đúng cái quý mà em phát sinh doanh thu vượt 500 triệu đồng đó, và em phải xuất tiền túi ra nộp thuế phát sinh tương ứng.

• MỐC DOANH THU 1 TỶ ĐỒNG:

  Đây là cột mốc bắt buộc phải “lên đời” hóa đơn. Khi doanh thu tính thuế GTGT hằng năm của em đạt từ 01 tỷ đồng trở lên, pháp luật bắt buộc em phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền).

  Em phải thực hiện thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc quý phát sinh doanh thu vượt ngưỡng 1 tỷ đồng đó. Quy định về hóa đơn này được áp dụng và kế thừa theo tinh thần của ‘Nghị định 70/2025/NĐ-CP’.

  Một nguyên tắc kế toán bất di bất dịch: Em chỉ được phép xuất hóa đơn điện tử giao cho khách hàng kể từ thời điểm có thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn của cơ quan thuế. Tuyệt đối không được xuất bù, xuất khống hóa đơn cho thời điểm trước đó. Tuy nhiên, việc kê khai doanh thu để tính thuế trên tờ khai thì em phải kê khai đầy đủ tổng số tiền thu được của cả giai đoạn trước và sau khi sử dụng hóa đơn.

• MỐC DOANH THU 3 TỶ ĐỒNG:

  Đây là cột mốc thay đổi hoàn toàn cách tính thuế của em. Khi doanh thu vượt 3 tỷ đồng, cá nhân kinh doanh sẽ nộp thuế theo phương pháp “thu nhập tính thuế nhân (x) thuế suất”. Tức là thuế được tính dựa trên lợi nhuận (Doanh thu bán ra TRỪ ĐI Chi phí mua vào, tiền lương, mặt bằng, khấu hao…).

  Khi vượt ngưỡng này, em bắt buộc phải ổn định phương pháp tính thuế này liên tục đến hết năm. Từ năm tiếp theo, khi đã chính thức chuyển phương pháp tính thuế TNCN theo thu nhập tính thuế, cơ sở của em cần phải nâng cấp bộ máy quản lý. Em cần mở đủ 4 sổ kế toán theo luật định, theo dõi cực kỳ chặt chẽ và lưu trữ đầy đủ hóa đơn của các khoản chi phí mua vào. Đặc biệt, em phải kiểm kê kho và lập Bảng kê hàng tồn kho, máy móc, thiết bị đang phục vụ kinh doanh tại thời điểm 31/12/2025 (nếu chuyển đổi vào năm 2026) để gửi cơ quan thuế. Hết năm tài chính, em phải thực hiện nộp hồ sơ Quyết toán thuế TNCN giống như các công ty lớn.

• MỐC DOANH THU 50 TỶ ĐỒNG:

  Đây là mô hình hộ kinh doanh “khổng lồ”. Nếu doanh thu năm đầu tiên của em trên 50 tỷ đồng/năm, thì từ năm tiếp theo em không được khai thuế thong thả theo quý nữa, mà phải thực hiện khai thuế, nộp thuế Giá trị gia tăng (GTGT) hàng tháng.

  Đối với những trường hợp quy mô lớn mức chục tỷ, trăm tỷ như thế này, chị Thảo luôn khuyên khách hàng cân nhắc nghiêm túc việc làm thủ tục chuyển đổi từ Hộ kinh doanh lên loại hình Doanh nghiệp (Công ty TNHH hoặc Cổ phần) để tương xứng với quy mô quản trị, dễ dàng huy động vốn, phân định rủi ro tài sản cá nhân và hưởng các chính sách ưu đãi của nhà nước dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

MỘT SỐ LƯU Ý THỰC CHIẾN TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

• Việc nộp tài khoản ngân hàng: Những trường hợp quy mô siêu nhỏ, bán ở chợ quê, không đáp ứng việc sử dụng tài khoản ngân hàng để kinh doanh thì không cần gửi thông báo số tài khoản ngân hàng cho cơ quan thuế.

• Nộp hồ sơ giấy: Luật rất nhân văn. Người cao tuổi, người khuyết tật, người thuộc diện bảo trợ xã hội, người cư trú tại địa bàn có điều kiện kinh tế xã hội đặc biệt khó khăn hoặc thuộc trường hợp bất khả kháng khác, nếu không thể thực hiện giao dịch điện tử trên app, thì được quyền nộp hồ sơ bằng bản giấy trực tiếp hoặc gửi hồ sơ qua dịch vụ bưu chính đến Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp xã.

• Đóng tiền thuế đúng hạn: Nộp xong tờ khai điện tử phát sinh thuế, em phải vào mục nộp thuế trên app để chuyển tiền cho đúng hạn. Một mẹo nhỏ là nhớ thực hiện thao tác liên kết tài khoản ngân hàng với app eTax Mobile trước khi nộp thuế để tiền đi thẳng vào Kho bạc một cách trơn tru.

• Nhiều cửa hàng: Trường hợp em mở chuỗi có nhiều địa điểm kinh doanh, em phải khai tổng doanh thu của từng địa điểm chung trên 1 tờ khai thuế và nộp tờ khai đó cho cơ quan quản lý trực tiếp trụ sở chính (ghi trên giấy phép kinh doanh hoặc trên hồ sơ đăng ký thuế). Tuy nhiên, tiền thuế thì phải nộp riêng cho ngân sách của từng địa bàn nơi có địa điểm kinh doanh đó.

• Mở thêm chi nhánh: Nếu mở thêm địa điểm kinh doanh mới, em bắt buộc phải gửi thông báo bằng văn bản (hoặc điện tử) trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày địa điểm kinh doanh đó chính thức đi vào hoạt động.

• Tạm nghỉ kinh doanh: Nếu trong năm buôn bán ế ẩm hoặc có việc gia đình phải tạm ngừng kinh doanh, em cũng phải làm thông báo gửi cơ quan thuế trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày bắt đầu tạm ngừng. Luật quy định, hộ cá nhân nếu tạm ngừng trọn vẹn cả 1 tháng/ 1 quý / 1 năm thì sẽ KHÔNG phải nộp tờ khai thuế cho tháng/quý/năm đó.

• Đóng cửa hẳn: Trường hợp làm ăn thất bát phải chấm dứt hoạt động hoàn toàn, em phải gửi thông báo chấm dứt và khai báo toàn bộ doanh thu lũy kế từ đầu năm đến thời điểm đóng cửa cùng với hồ sơ chấm dứt hoạt động.

• Các loại thuế đặc thù: Đối với các ngành nghề đặc biệt chịu thuế khác như Thuế tiêu thụ đặc biệt (kinh doanh Karaoke, cơ sở massage, sản xuất rượu, sản xuất hàng mã, vàng mã…), thuế tài nguyên, thuế bảo vệ môi trường… thì em phải nộp thuế theo quy định riêng của từng loại luật thuế đó. Nghĩa là các ngành này sẽ KHÔNG được áp dụng ngưỡng miễn thuế 500 triệu doanh thu như thuế GTGT hay TNCN. Em cứ mở cửa phát sinh doanh thu là phải tính thuế tiêu thụ đặc biệt ngay. Em sẽ thực hiện khai thuế, nộp các loại thuế này cùng với kỳ khai thuế GTGT hoặc cùng thời hạn thông báo doanh thu thực tế phát sinh.

PHẦN PHÂN TÍCH RỦI RO PHÁP LÝ KINH DOANH (TUYỆT ĐỐI KHÔNG ĐƯỢC CHỦ QUAN)

Kinh doanh tự do không có nghĩa là tự do làm trái luật. Chị Thảo phải dành riêng phần này để cảnh tỉnh em về các rủi ro pháp lý cực kỳ nghiêm trọng nếu em làm sai:

Thứ nhất, rủi ro về hành vi trốn thuế và gian lận doanh thu. Rất nhiều hộ kinh doanh có tư duy “thu tiền mặt để khỏi khai báo doanh thu, lách mốc 500 triệu”. Đây là một sai lầm chí mạng. Cơ quan thuế, công an kinh tế và quản lý thị trường hiện nay có cơ chế phối hợp chéo theo chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh để phòng chống thất thu thuế. Họ sẽ kiểm tra số lượng hàng hóa trong kho của em, chi phí tiền điện nước, lượng khách hàng ra vào, và truy soát qua các nền tảng số. Nếu phát hiện em có hành vi che giấu doanh thu dẫn đến nộp thiếu số thuế, em không những bị truy thu toàn bộ số thuế gốc, mà còn bị phạt tiền từ 1 đến 3 lần số thuế trốn, thậm chí có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu số tiền trốn thuế đủ lớn theo Luật Quản lý thuế.

Thứ hai, rủi ro về chứng từ, hóa đơn “ma”. Khi em đạt ngưỡng trên 3 tỷ và phải tính thuế theo chi phí thực tế, việc tìm mua hóa đơn trôi nổi trên mạng để “bơm” chi phí lên, làm giảm lợi nhuận nhằm né thuế TNCN là hành vi mua bán hóa đơn bất hợp pháp. Các hệ thống Trí tuệ nhân tạo (AI) của Tổng cục Thuế quét hóa đơn điện tử hàng ngày. Chỉ cần một doanh nghiệp đầu nguồn bị bắt vì bán hóa đơn khống, toàn bộ chuỗi các hộ kinh doanh mua hóa đơn đó sẽ bị phong tỏa mã số thuế, gọi lên giải trình và xử phạt hành chính vô cùng nặng nề.

Thứ ba, rủi ro về việc chậm trễ thực hiện nghĩa vụ thông báo. Luật đã quy định rõ các thời hạn: 10 ngày để thông báo địa điểm mới, 30 ngày để đăng ký hóa đơn điện tử khi vượt 1 tỷ, ngày 31/1 hoặc 31/7 để nộp thông báo doanh thu cho người mới. Nếu em viện lý do “mới kinh doanh nên không biết” để nộp trễ, em sẽ phải đối mặt với các khung phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng tùy theo số ngày quá hạn, theo quy định chung của Nghị định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

Kinh doanh là một chặng đường dài. Hãy bắt đầu bằng sự minh bạch và tuân thủ pháp luật, đó chính là tấm áo giáp vững chắc nhất bảo vệ tài sản và công sức mồ hôi nước mắt của em. Chúc em khởi nghiệp thành công, buôn may bán đắt và trở thành một Hộ kinh doanh gương mẫu nhé. Nếu trong quá trình làm có chỗ nào chưa hiểu, cứ nhắn lại, chị Thảo sẽ hỗ trợ em!