Thủ Tục Đăng Ký Hộ Kinh Doanh Cá Thể Mới Nhất 2025 (Kèm Mẫu Hồ Sơ & Hướng Dẫn Nộp)

Bạn muốn mở cửa hàng, quán ăn hay xưởng sản xuất nhỏ nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu? Năm 2025 đánh dấu bước tiến lớn trong cải cách thủ tục hành chính: Hệ thống đăng ký kinh doanh và Hệ thống thuế đã được liên thông. Giờ đây, bạn có thể thực hiện thủ tục ngay tại cấp Xã/Phường hoặc ngồi nhà nộp hồ sơ Online.

Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từ A-Z quy trình đăng ký thành lập Hộ kinh doanh chuẩn quy định mới.

1. Ai cần phải đăng ký Hộ kinh doanh?

Mọi cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình muốn hoạt động sản xuất, kinh doanh thường xuyên, có địa điểm cố định đều phải đăng ký Hộ kinh doanh.

Trừ các trường hợp được miễn trừ đặc biệt (như bán hàng rong, quà vặt, thu nhập thấp…) đã được quy định tại Nghị định 168/2025/NĐ-CP. Bạn có thể kiểm tra xem mình có thuộc diện được miễn hay không tại bài viết: 5 Trường Hợp Không Cần Đăng Ký Hộ Kinh Doanh.

2. Điều kiện để được cấp Giấy chứng nhận

Hồ sơ của bạn sẽ được chấp thuận nếu đáp ứng đủ 04 điều kiện sau:

1. Ngành, nghề: Không thuộc danh mục cấm đầu tư kinh doanh.
2. Tên hộ kinh doanh: Đặt đúng quy định tại Điều 88 Nghị định 01/2021/NĐ-CP (Không trùng, không gây nhầm lẫn, có đầy đủ thành tố “Hộ kinh doanh + Tên riêng”).
3. Hồ sơ: Đầy đủ và hợp lệ (Xem chi tiết mục 3).
4. Lệ phí: Nộp đủ lệ phí đăng ký theo quy định.

3. Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị

Bạn cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm các giấy tờ sau:

4. Quy trình thực hiện (Trực tiếp & Online)

Theo quy định mới, quy trình xử lý hồ sơ có sự liên thông chặt chẽ giữa cơ quan ĐKKD và Cơ quan Thuế.

Cách 1: Đăng ký trực tiếp (Tại UBND cấp xã)

• Bước 1: Nộp hồ sơ Người thành lập nộp hồ sơ tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã (Bộ phận một cửa UBND Xã/Phường/Thị trấn) nơi đặt trụ sở.
  • Nhận kết quả: Cán bộ trao Giấy biên nhận.
• Bước 2: Hệ thống xử lý liên thông (Tự động)
  • Cơ quan ĐKKD truyền thông tin sang Hệ thống ứng dụng đăng ký thuế.
  • Hệ thống thuế tự động kiểm tra. Nếu thông tin hợp lệ, hệ thống thuế sẽ tạo Mã số hộ kinh doanh và phân cấp cơ quan thuế quản lý.
  • Thông tin Mã số thuế được truyền ngược lại cho cơ quan ĐKKD.
• Bước 3: Nhận kết quả
  • Trong thời hạn 03 ngày làm việc, nếu hồ sơ hợp lệ và đã có Mã số thuế, Cơ quan ĐKKD cấp xã sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh kèm Thông báo về cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
  • Nếu hồ sơ lỗi: Nhận thông báo sửa đổi, bổ sung bằng văn bản.

Cách 2: Đăng ký qua mạng điện tử (Sử dụng Chữ ký số)

• Điều kiện: Hồ sơ văn bản điện tử phải được định dạng .pdf hoặc .doc và có xác thực bằng chữ ký số của chủ hộ hoặc người được ủy quyền.
• Kê khai: Nhập đầy đủ, chính xác thông tin trên hệ thống (đặc biệt là Số điện thoại, Email để nhận thông báo).
• Thời hạn: Cũng giải quyết trong 03 ngày làm việc.

💡 Mẹo nhỏ: Sau khi có giấy phép, bạn nên cài đặt ngay ứng dụng thuế để quản lý nghĩa vụ nộp ngân sách. Xem hướng dẫn tại:Không Cần Đến Cơ Quan Thuế: 8 Thủ Tục Làm Online & App eTax Mobile.

Quan trọng: Cần đăng ký thuế trong vòng 10 ngày sau khi nhận được giấy Đăng ký kinh doanh kẻo bị phạt nhé.

5. Lưu ý quan trọng sau khi thành lập

Ngay khi nhận được Giấy phép kinh doanh, bạn đã chính thức bước vào “sân chơi” chuyên nghiệp. Hãy lưu ý:

1. Treo biển hiệu: Tại trụ sở chính.
2. Kê khai thuế: Nếu doanh thu dự kiến trên 500 triệu/năm (theo luật mới 2026), bạn sẽ phải nộp thuế. Hãy tham khảo bài viết NÓNG: Dự thảo Thuế HKD 2026 – Ngưỡng 500 Triệu & Cách tính thuế để chuẩn bị tâm lý.
3. Chuyển đổi: Nếu sau này muốn mở rộng quy mô, bạn có thể cân nhắc chuyển lên Công ty. Xem so sánh chi tiết tại: Hộ Kinh Doanh Cá Thể Là Gì? So Sánh Với Công Ty TNHH.