Hướng Dẫn Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào Cho Hộ Kinh Doanh: Quy Trình 5 Bước & Cách Xử Lý Khi Không Có Hóa Đơn

Nhiều chủ Hộ kinh doanh (HKD) thường chỉ quan tâm đến việc xuất hóa đơn bán ra để “đối phó” với cơ quan thuế mà lơ là việc quản lý hóa đơn đầu vào. Tuy nhiên, khi chuyển sang mô hình Hộ kê khai, hóa đơn đầu vào chính là “chìa khóa” để xác định chi phí hợp lý, từ đó giảm số thuế phải nộp.

Vậy làm sao để quản lý mớ giấy tờ này một cách khoa học? Khi mua hàng của nông dân không có hóa đơn thì làm thế nào? Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từ A đến Z.

1. Hóa đơn đầu vào là gì? Các loại thường gặp

Trong luật không có định nghĩa cứng về “Hóa đơn đầu vào”, đây là thuật ngữ kế toán dùng để chỉ các chứng từ do người bán xuất cho bạn, chứng minh việc bạn đã mua hàng hóa/dịch vụ phục vụ kinh doanh.

Hộ kinh doanh thường gặp 4 loại hóa đơn đầu vào sau:

1. Hóa đơn Giá trị gia tăng (VAT): Do các doanh nghiệp/tổ chức kê khai khấu trừ xuất. (Loại này quan trọng nhất nếu bạn muốn được khấu trừ thuế).
2. Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền: Thường gặp khi bạn đi tiếp khách, ăn uống, đi taxi, siêu thị… Để hiểu rõ loại này, bạn xem thêm: Phân Biệt Hóa Đơn Điện Tử & Hóa Đơn Từ Máy Tính Tiền.
3. Hóa đơn bán hàng: Do các Hộ kinh doanh khác hoặc Doanh nghiệp nộp thuế trực tiếp xuất.
4. Phiếu thu/Biên lai: Khi mua hàng của cá nhân nhỏ lẻ (cần kết hợp thêm bảng kê).

2. Quy trình 5 Bước quản lý hóa đơn “Chuẩn chỉnh”

Đối với HKD mới, việc thiết lập quy trình ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh thất thoát và rủi ro phạt thuế sau này.

Bước 1: Tiếp nhận và “Soi” kỹ thông tin Ngay khi nhận hóa đơn (giấy hoặc file mềm), hãy kiểm tra:

• Thông tin người mua (Tên HKD, Mã số thuế, Địa chỉ) có chính xác không?
• Thông tin hàng hóa, số tiền, ngày lập có khớp thực tế không?
• Tra cứu tính hợp lệ của hóa đơn trên trang Tổng cục Thuế.

Bước 2: Phân loại khoa học Đừng để lộn xộn. Hãy phân loại theo tiêu chí dễ quản lý nhất với bạn:

• Theo thời gian: Tháng 1, Tháng 2… hoặc theo Quý.
• Theo nhà cung cấp: Hóa đơn điện nước riêng, Hóa đơn nhập hàng riêng.

Bước 3: Lưu trữ an toàn (Tối thiểu 10 năm) Hóa đơn điện tử cần lưu trữ file XML gốc (không chỉ file ảnh/PDF). Bạn nên sao lưu trên Google Drive hoặc sử dụng phần mềm kế toán. Hóa đơn giấy cần kẹp vào file hồ sơ, tránh mối mọt, ẩm ướt.

Bước 4: Đối chiếu dòng tiền Định kỳ cuối tháng, hãy so sánh tổng tiền trên hóa đơn đầu vào với Sổ quỹ tiền mặt hoặc Sao kê ngân hàng. Mọi khoản chi lớn đều nên thanh toán qua ngân hàng để tăng tính minh bạch.

Bước 5: Kê khai thuế Dùng hóa đơn đã tập hợp để kê khai vào Tờ khai thuế. Với Hộ kinh doanh được xuất hóa đơn VAT (Nhóm 3), bước này cực kỳ quan trọng để được hoàn thuế/khấu trừ.

3. Mua hàng không có hóa đơn thì làm sao? (Quan trọng)

Đây là tình huống phổ biến nhất: Bạn mua rau củ của nông dân, mua tre nứa của thợ thủ công… họ không thể xuất hóa đơn cho bạn. Vậy làm sao để đưa vào chi phí hợp lý?

Theo quy định (Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn), bạn cần thực hiện bộ hồ sơ sau:

(1) Lập Bảng kê thu mua hàng hóa không có hóa đơn

Thường là Mẫu 01/TNDN. Bảng kê phải ghi rõ: Tên người bán, CCCD, địa chỉ, số lượng, đơn giá, tổng tiền.

• Lưu ý: Giá mua phải tương đồng với giá thị trường.
• Xem hướng dẫn chi tiết: Mua Hàng Không Cần Hóa Đơn Vẫn Được Tính Chi Phí Hợp Lý? (Nghị Định 320/2025).

(2) Chứng từ thanh toán & Hợp đồng

• Lập Phiếu chi có đầy đủ chữ ký người nhận tiền.
• Nếu giá trị lớn, BẮT BUỘC phải chuyển khoản ngân hàng (Quy định mới siết hạn mức thanh toán tiền mặt xuống còn 5 triệu đồng đối với trường hợp lập bảng kê này).
• Kèm theo hình ảnh/video giao nhận hàng (nếu có) để tăng độ tin cậy.

4. Tại sao phải quản lý chặt chẽ đầu vào?

Việc quản lý tốt hóa đơn đầu vào mang lại 3 lợi ích sát sườn:

1. Giảm thuế phải nộp: Chi phí hợp lý càng đầy đủ, thu nhập chịu thuế càng giảm (đối với Hộ kê khai).
2. Tránh bị phạt: Khi cơ quan thuế kiểm tra, bạn có đầy đủ bằng chứng giải trình nguồn gốc hàng hóa.
3. Quản lý dòng tiền: Giúp chủ hộ biết chính xác mình đang chi tiền vào đâu, hiệu quả ra sao.