Hướng Dẫn Chi Tiết 7 Bước Chuyển Đổi Từ Hộ Khoán Sang Hộ Kê Khai (Cập Nhật Mới Nhất)

Trước thềm thay đổi lớn của Luật Quản lý thuế năm 2026, việc chuyển đổi từ hình thức “Thuế khoán” sang “Hộ kinh doanh kê khai” đang là ưu tiên hàng đầu của nhiều chủ hộ. Tuy nhiên, quy trình này bắt đầu từ đâu? Cần chuẩn bị hồ sơ gì? Dưới đây là lộ trình 7 bước chuẩn hóa được cơ quan thuế hướng dẫn để bạn thực hiện chuyển đổi thành công và đúng luật.

Bước 1: Nộp hồ sơ đăng ký chuyển đổi

Việc đầu tiên bạn cần làm là thông báo chính thức với Cơ quan thuế về việc thay đổi phương pháp tính thuế.

• Hồ sơ: Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế (Mẫu 08-MST) ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC.
• Nơi nộp: Nộp trực tiếp tại bộ phận Một cửa của Chi cục Thuế quản lý hoặc nộp online qua trang thuedientu.gdt.gov.vn.
• Lưu ý: Trên mẫu 08-MST, bạn tích chọn chuyển đổi phương pháp tính thuế từ “Khoán” sang “Kê khai”.

Bước 2: Kiểm kê hàng tồn kho (Rất quan trọng)

Để bắt đầu ghi sổ sách kế toán mới, bạn cần có số dư đầu kỳ.

• Hành động: Lập biên bản kiểm kê toàn bộ hàng hóa đang có trong kho/cửa hàng tại thời điểm chuyển đổi.
• Phạm vi: Phải kiểm kê cả hàng hóa có hóa đơn và hàng hóa không có hóa đơn chứng từ.
• Mục đích: Số liệu này sẽ là cơ sở để đưa vào tồn kho đầu kỳ của hệ thống sổ sách kế toán.

Bước 3: Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử

Hộ kê khai bắt buộc phải xuất hóa đơn cho mọi giao dịch bán hàng, không được dùng hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế nữa. Tùy mô hình mà bạn đăng ký loại phù hợp:

• Đối với Bán lẻ trực tiếp (Siêu thị, nhà hàng, tạp hóa): Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (kết nối dữ liệu trực tiếp với thuế).
• Đối với Dịch vụ, Bán buôn: Đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử thông thường (có mã của cơ quan thuế).

Bước 4: Trang bị công cụ Kế toán

Bạn không thể làm thủ công được nữa. Hãy chuẩn bị công cụ để theo dõi doanh thu/chi phí:

• Phần mềm kế toán: Nên mua các phần mềm chuyên dụng cho HKD (như MISA, KiotViet, Bkav…) để tự động hạch toán.
• Excel: Nếu bạn am hiểu nghiệp vụ và giỏi máy tính, bạn hoàn toàn có thể tự làm trên Excel để tiết kiệm chi phí.

Bước 5: Thiết lập hệ thống Sổ sách kế toán (Thông tư 88)

Đây là sự khác biệt lớn nhất so với thuế khoán. Bạn phải tổ chức và ghi chép đầy đủ 7 loại sổ kế toán bắt buộc theo quy định tại Phụ lục 2 – Thông tư 88/2021/TT-BTC:

1. Sổ chi tiết doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ.
2. Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa.
3. Sổ chi phí sản xuất, kinh doanh.
4. Sổ theo dõi tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế với NSNN.
5. Sổ theo dõi tình hình thanh toán tiền lương và các khoản phải trả người lao động.
6. Sổ quỹ tiền mặt.
7. Sổ tiền gửi ngân hàng.

Bước 6: Thực hiện Kê khai thuế định kỳ

Thay vì đợi cơ quan thuế gửi thông báo nộp tiền, bạn phải tự làm tờ khai.

• Mẫu tờ khai: Mẫu 01/CNKD ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC.
• Kỳ kê khai: Thực hiện nộp tờ khai theo Tháng hoặc theo Quý tùy thuộc vào doanh thu của năm liền kề trước đó.

Bước 7: Mở tài khoản ngân hàng chuyên dụng

Để minh bạch dòng tiền và phục vụ công tác kiểm tra sau này (đặc biệt là chứng minh chi phí đầu vào):

• Hành động: Mở một tài khoản ngân hàng riêng mang tên chủ hộ kinh doanh.
• Yêu cầu: Tài khoản này phải tách bạch hoàn toàn với tài khoản chi tiêu cá nhân/gia đình. Chỉ dùng để nhận tiền bán hàng và thanh toán tiền mua hàng/dịch vụ.