Chính Sách Hóa Đơn Mới Nhất: Nguyên Tắc Lập, Xử Lý Sai Sót & Quy Định “Điều Chỉnh” Theo Nghị Định 70/2025

Việc xử lý hóa đơn điện tử viết sai luôn là cơn đau đầu của kế toán: Khi nào thì được “Điều chỉnh”? Khi nào bắt buộc phải “Thay thế”? Đặc biệt, Công văn 5763/CT-CS ngày 04/12/2025 của Tổng cục Thuế vừa làm rõ những điểm mới quan trọng tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/06/2025.

Dưới đây là hướng dẫn chuẩn hóa để doanh nghiệp và Hộ kinh doanh thực hiện đúng luật.

1. Nguyên tắc lập hóa đơn: Khi nào BẮT BUỘC phải xuất?

Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua trong các trường hợp sau:

• Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu.
• Hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động.
• Hàng hóa tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).
• Xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa.

Lưu ý: Hóa đơn phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123 và tuân thủ định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.

2. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử CÓ SAI SÓT

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) bị sai sót về: Mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc quy cách chất lượng hàng hóa, người bán có quyền lựa chọn 01 trong 02 cách xử lý sau:

Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh

• Quy trình: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót.
• Thỏa thuận: Nếu hai bên có thỏa thuận từ trước, cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
• Nội dung bắt buộc: Trên hóa đơn phải có dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Cách 2: Lập hóa đơn thay thế

• Quy trình: Người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hoàn toàn cho hóa đơn sai sót.
• Thỏa thuận: Tương tự như trên, cần lập văn bản thỏa thuận (nếu có thỏa thuận trước) ghi rõ sai sót.
• Nội dung bắt buộc: Trên hóa đơn mới phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Lưu ý: Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán phải ký số và gửi cho cơ quan thuế để cấp mã (đối với hóa đơn có mã) trước khi gửi cho người mua.

3. ĐIỂM MỚI QUAN TRỌNG: Điều chỉnh hóa đơn sau thanh tra, quyết toán (Nghị định 70/2025/NĐ-CP)

Đây là nội dung mới được bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi Nghị định 123), có hiệu lực thi hành từ ngày 01/06/2025.

Tình huống: Hóa đơn đã lập khi bán hàng không bị sai, nhưng khi thanh toán thực tế hoặc khi quyết toán có sự thay đổi về giá trị, khối lượng dựa trên kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Cách xử lý mới:

• Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới đối với số chênh lệch qua quyết toán.
• Hóa đơn này phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Ghi số âm (-) nếu giảm hoặc ghi số dương (+) nếu tăng phù hợp với thực tế.

Kỳ kê khai thuế:

• Người bán: Kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
• Người mua: Kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

4. Lời khuyên cho Kế toán và Chủ doanh nghiệp

Với các quy định ngày càng chặt chẽ về hóa đơn tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc nắm rõ quy trình xử lý sai sót là sống còn để tránh bị phạt vi phạm hành chính.

1. Kiểm tra kỹ đầu vào: Sử dụng các công cụ tra cứu để đảm bảo hóa đơn hợp lệ. Xem thêm: 8 Thủ Tục Thuế Làm Online & Danh Sách Các Cổng Thông Tin Chính Thức.
2. Hộ kinh doanh lên đời: Nếu bạn là Hộ kinh doanh đang nộp thuế khoán, việc sử dụng hóa đơn điện tử sẽ phức tạp hơn. Hãy cân nhắc lộ trình Chuyển đổi từ Hộ khoán sang Hộ kê khai để được hướng dẫn bài bản.
3. Phân biệt loại hóa đơn: Đừng nhầm lẫn giữa hóa đơn thông thường và hóa đơn máy tính tiền khi xử lý sai sót. Xem lại bài viết: Phân Biệt Hóa Đơn Điện Tử & Hóa Đơn Từ Máy Tính Tiền.

/* CSS GIỮ NGUYÊN (Đã chuẩn) */
.law-doc-wrapper {
position: relative; background: #f9f9f9; border: 1px solid #ddd;
border-radius: 8px; margin: 30px 0; transition: all 0.3s ease;
display: flex; flex-direction: column;
height: 800px; max-height: 80vh; overflow: hidden;
box-shadow: 0 4px 6px rgba(0,0,0,0.05);
}
.law-toolbar {
background: #fff; border-bottom: 1px solid #eee;
padding: 10px 15px; display: flex; justify-content: space-between; align-items: center;
flex-shrink: 0; z-index: 10;
}
.law-title { font-weight: bold; color: #333; font-size: 14px; text-transform: uppercase; }
.law-actions { display: flex; gap: 8px; }
.law-btn {
background: #fff; border: 1px solid #ccc; color: #0073aa;
padding: 6px 12px; font-size: 13px; cursor: pointer; border-radius: 4px;
text-decoration: none; display: inline-flex; align-items: center; font-weight: 600;
}
.law-btn:hover { background: #0073aa; color: #fff; border-color: #0073aa; }
.law-content-container {
flex-grow: 1; overflow-y: auto; -webkit-overflow-scrolling: touch;
background: #525659; padding: 20px; text-align: center; position: relative;
}
.law-images-list { display: flex; flex-direction: column; gap: 15px; align-items: center; }
.law-images-list img { max-width: 100%; box-shadow: 0 2px 8px rgba(0,0,0,0.2); background: #fff; width: auto; height: auto; }
.law-pdf-frame { width: 100%; height: 100%; background: #525659; }
.law-pdf-frame iframe { border: none; display: block; width: 100%; height: 100%; }
.law-close-fs {
position: absolute; top: 15px; right: 20px;
background: rgba(0,0,0,0.7); color: white; border: 1px solid rgba(255,255,255,0.3);
padding: 8px 16px; border-radius: 20px; cursor: pointer;
z-index: 1001; display: none; font-weight: bold; backdrop-filter: blur(4px);
}
.law-doc-wrapper.is-fullscreen {
position: fixed !important; top: 0; left: 0; bottom: 0; right: 0;
width: 100vw !important; height: 100vh !important; height: 100dvh !important;
z-index: 999999; margin: 0; border: none; border-radius: 0;
}
.is-fullscreen .law-toolbar { display: none; }
.is-fullscreen .law-close-fs { display: block; }
.is-fullscreen .law-content-container { padding: 0; background: #333; }
.is-fullscreen .law-images-list { padding: 20px; }
@media (max-width: 768px) {
.law-doc-wrapper {
height: 85vh; max-height: none; margin: 20px -15px;
width: calc(100% + 30px); border-radius: 0; border-left: none; border-right: none;
}
.law-content-container { padding: 0 !important; }
.law-toolbar { padding: 8px 10px; }
.law-title { font-size: 12px; max-width: 120px; overflow: hidden; text-overflow: ellipsis; white-space: nowrap; }
.law-btn { padding: 5px 8px; font-size: 11px; }
.law-pdf-frame iframe { min-height: 100%; }
}